EVDEN ÇALIŞAN KÜRESEL BİR ŞİRKET ÇALIŞTIRMAK İÇİN BİR KAÇ ÖNERİ

COVID-19 (koronavirüsün neden olduğu hastalık), dünyadaki günlük kişisel ve çalışma hayatımızda benzeri görülmemiş bir bozulmaya neden oldu. Fiziksel bir ofiste yapmaya alışkınsanız, evden çalışmaya ve uzak ekipleri yönetmeye nasıl uyum sağlarsınız? Bir siber güvenlik eğitim ve sertifikasyon şirketi olan Offensive Security, 2006 yılında kuruluşundan bu yana evlerinden çalışan insanlarla küresel bir dağıtım şirketi olmuştur. Bugün 24’den fazla ülkede çalışanlarımız var. Bu deneyime dayanarak, dağıtılmış bir ekibin etkili bir şekilde nasıl yönetileceği hakkında beş ipucu paylaşmak istiyorum.GLOBAL STUDIES HOME COMPANY, how companies working from home follow the business, how I work from home, covid-19- working from home, global company, managing company from home

# 1 DOĞRU ZİHNİYETE SAHİP OLUN

Küresel bir dağıtım şirketi olarak etkin bir şekilde çalışmak doğru zihniyet ve kültürü gerektirir. Tabii ki, araçlara ve süreçlere de ihtiyacımız var, ancak doğru zihniyete sahip olmak anahtar. Farkında olmak:

• Toplantıları / çağrıları planlarken insanlar farklı saat dilimlerinde
• Evinizden çıkmanın proaktif olarak planlanması gerekiyor
• Evden çalışırken yaşam ve iş birbirine karışıyor
• Esneklik büyük bir avantajdır

24 ülkedeki ve 14 saat dilimindeki kişilerle, bir şirket çağrısı için herkesin çalışma saatleri içinde zaman bulmak imkansızdır. İnsanların kayıtları çevrimdışı izleyebilmesi için tüm önemli toplantıları kaydediyoruz. Bazı insanlar sabah, bazıları gece kuşu. Ekip toplantıları planlarken, farklı ekip üyelerinin doğal alışkanlıklarını göz önünde bulundurun.

Evden çalışırken, sadece çalışmak ve çalışmak ve öğle ve kahve molalarını unutmak kolaydır. Bu, bir ofiste çalışmaktan evden çalışmaya geçiş yapan insanlar için en zor geçişlerden biridir. Uzak çalışanları öğle tatilleri yapmaya, gün boyunca yürüyüşe çıkmaya, köpeklerini yürümeye, okul işlerini bitirdikten sonra çocuklarıyla bir şeyler atıştırmaya teşvik edin.

Evden çalışırken bu günlük “kesintilerin” çalışma programına alınması gerçekten önemlidir. Evden çalışan bir ekibin yöneticisi olarak, herkesin bir ev ofisi olmadığını da unutmayın, bu nedenle çocuklar veya evcil hayvanlar veya diğer ev aktiviteleri gibi arka planda ev aktivitelerini görmek beklenmeli ve iyi kabul edilmelidir.

Evden çalışırken kişisel yaşam ve çalışma hayatı birbirine karışır. Bazen, kişisel hayatınıza öncelik vermek en iyisidir. Bu özellikle çalışan ebeveynler için geçerlidir. Ekibinizin, çocuklarına bakmak için geleneksel çalışma saatlerinden zaman ayırmaya teşvik edildiğini ve hatta zamanlarının çoğunu teşvik ettiğinden emin olun ya da çoğu yerde çoğu yerde sosyal uzaklığa sahip olduğu için onlarla bazı etkinliklere katılın. “Karşılıklı zaman” ile ilgili çok daha az ve programa göre işlerin yapılması ve diğer ekip üyelerinin gecikmemeleri konusunda çok daha fazlası.

İnsanlar, geleneksel çalışma saatlerinde kişisel yaşamlarını işlerinin önüne koymaktan kendilerini suçlu hissedebilirler. Bir CEO olarak, bu suçluluk duygularını hafifletmek için, bir müzeyi ziyaret etmek için hafta içi öğleden sonra birkaç saat aldığımda insanlarla paylaşıyorum. İnsanların evde çalışırken kişisel şeylere dikkat etmesinin daha kolay olduğunu ve bunu engellemediğini bilmelisiniz.

Evden çalışan bir kişi olarak, ekibinize geleneksel çalışma saatlerinde müsait olmayacağınızı bildirmenizi öneririz. Evden çalışma esnekliğinden yararlanın ve insanların kişisel ve çalışma hayatı arasında daha iyi bir denge kurmasına yardımcı olun.

Ekibinizin işe harcanan saatleri ölçmek yerine işleri zamanında yapmasının daha önemli olduğunu kabul edin.GLOBAL STUDIES HOME COMPANY, how companies working from home follow the business, how I work from home, covid-19- working from home, global company, managing company from home

# 2 HEM EŞZAMANLI HEM DE EŞZAMANSIZ İLETİŞİMLERİ UYGULAMA

Bir ofiste çalışırken neredeyse tüm iletişimler eşzamanlıdır: bir konferans odasında toplantılar, 1: 1’ler, şans toplantıları ve chitchats. Dağıtılmış bir ekibiniz olduğunda, senkronize toplantıları hatırlayacaksınız, ancak aynı zamanda rahat, hızlı, eğlenceli ve bilgilendirici olan etkili asenkron iletişimleri teşvik edecek yollar tasarlamanız gerekir.

Daha resmi olan şeyler için e-posta kullanıyoruz: haftalık etkinlik özetleri, CEO’dan aylık önemli karar e-postaları, proje ilerleme durumu ve durum özetleri. Tüm sık ve hızlı iletişim için bir ekip sohbeti ve işbirliği platformu kullanıyoruz, bu da doğrudan iletişimde olmayan kişilerin senkronize olmayan bir şekilde sindirmelerini sağlıyor.

İyi eşzamansız iletişimi kolaylaştırmak için, ekip sohbet platformumuzu kullanır ve farklı departmanlar, projeler, ekipler, etkinlikler vb. İçin kanallar kurarız. Her kanalın nasıl kullanılması gerektiğini tanımlar ve sonra iletiriz ve uygularız. Tüm ekibin bir takım kanalında yer almasını sağlayabilecek her 1: 1 sohbeti teşvik ediyoruz.

Ekipleri, işlevleri ve ihtiyaçları için en uygun yöntemler ve araçlar geliştirmeye teşvik ediyoruz. Örneğin, BT ekibimiz her yardım masası bileti kapatıldıktan sonra otomatik olarak geri bildirim anketleri gönderen bir bot kullanır ve mühendislik ekibimiz günlük stand-up’ları için bir stand-up bot kullanır.

# 3 HER ETKİNLİĞİ BELGELEMEK İÇİN İŞBİRLİĞİ ARACI KULLANMA

Tüm etkinlikleri düzenlemek, iletişim kurmak, işbirliği yapmak ve belgelemek için bir yazılım geliştirme işbirliği aracı kullanıyoruz. Asenkron iletişim, evden çalışırken çoğu insan için ana iletişim yöntemidir. Farklı saat dilimlerinden insanlarla bir ekibiniz olduğunda bu kesinlikle geçerlidir. Etkili bir eşzamansız iletişim sağlamak için neredeyse her etkinliği organize etmeniz ve belgelemeniz gerekir.

Görev ne kadar küçük olursa olsun yaptığımız neredeyse her şey için bir “görev” (işbirliği aracımızda) yaratırız. Görevin bir sahibi vardır ve farklı etkinlikler yapması ya da görevin belirli adımlarını onaylaması gerekenleri içerir. Görev her zaman durumun iyi bir tanımını, yapılması gereken adımları ve bunları kimin yapması gerektiğini içerir.

Her kişi görevin her adımını tamamladığında, görev bir sonraki kişiye atanır, bu da dahil olan herkesin bu görevin ne olduğunu bilmesini ve tamamlanana kadar görevin iş akışını yönetmesini sağlar. Belgelendirilmiş görevler ayrıca, ileride kullanılmak üzere bir bilgi tabanı görevi görmenin yan faydasına sahiptir.

Bu işlemin çalışması için, aracın ve kullanılacak sürecin önceden anlaşılması önemlidir. Aynı aracı şirketteki tüm ekipler için kullanmak iyi olsa da, ekiplerin kendi kararlarını verebilmeleri için esneklik sağlamak önemlidir. Benzer ancak farklı amaçlara hizmet eden birden fazla aracın birlikte var olmasına izin veriyoruz. Örneğin, tüm şirketin tüm genel görev yönetimi için kullandığı bir aracımız var, ancak yazılım mühendislerimiz yalnızca mühendislik ekibinin üzerinde çalıştığı görevleri yönetmek için farklı bir araç kullanıyor.

Bu araçlar doğru şekilde kullanılmazsa çalışmaz. HER AKTİVİTEYİ yazılı hale getirme alışkanlığını geliştirmek, sürekli güçlenmeyle biraz zamanımızı aldı. Örneğin, acil bir destek sorunu ortaya çıktığında, bazen çapraz işlevsel olan destek ekibimiz, bir sohbet kanalı aracılığıyla tüm iletişimlerle sorunu gerçek zamanlı olarak iletecek, teşhis edecek ve çözecektir. Bu acil durumda bile, birisinin bir görev oluşturduğundan ve onu belgelediğinden emin olmaya çalışıyoruz, muhtemelen aynı oturumda görevi kapatıyoruz. Bu, ekip bilgisini korur ve insanların geri dönmeleri, gözden geçirmeleri ve öğrenmeleri için bir yol sağlar ve bu da zaman içinde çok değerli olabilir.

# 4 İŞSİZ ŞEYLERİ UNUTMA

Bir kişinin mutluluğunun önemli olduğuna inancımız tamdır. Mutlu bir insan üretkendir ve kaliteli işler yapar. Mutluluk işten ve iş dışındaki birçok faktörden etkilenebilir. Tüm şirketiniz evden çalışırken, birinin mutlu olup olmadığını nasıl anlarsınız? Kötü bir gün geçiriyorlarsa nasıl göründüklerini göremezsiniz.

İşle ilgili sohbet kanallarına ek olarak, insanların günlük yaşamlarını paylaşmalarını sağlamak için bir dizi iş dışı kanal kurduk. Sağlık ve zindelik, duyurular, evcil hayvanlar, kadın sağlığı, yüksek beşli, vb. İçin kanallarımız var. Sağlık ve sağlıklı yaşam kanalını egzersiz rutinlerini, yemek tariflerini, akıl sağlığıyla ilgili iyi videoları vb. Paylaşmak için kullanıyoruz. egzersiz seansları. İnsanların bir kitabı eşzamansız olarak birlikte okudukları ve daha sonra düşüncelerini paylaşmak için bir çağrı yaptıkları bir kitap kulübümüz var. Duyurular kanalımızda tüm yeni çalışanları memnuniyetle karşılıyoruz. Yukarıda ve öteye giden insanlara ya da inanılmaz başarılar için yüksek beşli veriyoruz. İş iletişiminin çoğunun gerçekleştiği bölüme özgü kanallarda, insanların gün boyunca şakalar, karışık işler ve eğlenceyi paylaşmalarına izin veriyoruz ve teşvik ediyoruz.

Videoyu olabildiğince kullanın. Senkronize çağrı yaptığımızda, her zaman video kullanmaya çalışırız. Bir CEO olarak, daha fazla kişinin video kullanmasını sağlamak için, 1: 1’ler, ekip çağrıları ve şirket çapındaki çağrılar dahil olmak üzere tüm çağrılarım için her zaman videodayım.

Bir kişi hakkında video aracılığıyla çok şey öğrenebilirsiniz. Sık sık işimle ilgili olmayan şeyler hakkında konuşarak çağrılarıma başlıyorum: Güncel olaylardan, ortak paylaştığımız bir hobiden, karşılaştığımız bir kitaptan bahsediyoruz. Bu, diğer taraftaki insanların mutlu olup olmadıklarını hissetmemi sağlıyor. Bazen insanlar çağrıya katılmak için çocuklarını veya evcil hayvanlarını getirirler. Bunu cesaretlendirin, çünkü bu kişinin evde çok doğal bir şekilde çalışmasına yardımcı olur.

Ekibinizin zihinsel ve fiziksel sağlığına dikkat edin. Bir ofiste, birisinin iyi hissetmediğini söylemek kolaydır. Dağıtık bir ekipte bilmek çok daha zordur. Uygun olduğunda ve mümkün olduğunda, konuşma merkezine zihinsel ve fiziksel sağlık bilincini getirin.

Konuşmam durumunda egzersiz halterimi kullanırım, egzersizin önemli olduğunu ve bir görüşme sırasında kesintisiz bir şekilde egzersiz yapmanın bir sinyalini gönderirim. İnsanlara bir çağrı başlattığımda bir süredir yapmadılarsa ayağa kalkmalarını hatırlatırım. Zihinsel kondisyonumuzu nasıl yöneteceğimize dair ipuçlarını paylaşıyoruz. Uzun toplantılarımıza bir meditasyon seansı ile başlıyoruz. Tüm bu küçük şeyler insanlara fiziksel ve zihinsel sağlığın önemini hatırlatacaktır.

# 5 BİRLİKTE YAPISIZ ZAMAN YARATIN

Yapılandırılmamış zaman birlikte ilişkiler kurmak ve birbirini daha iyi tanımak için çok önemlidir. Dağıtılmış bir ekipte yapılandırılmamış zaman otomatik olarak gerçekleşmez: Bunun gerçekleşmesi gerekir.

Bir video görüşmesi yoluyla haftalık çalışma saatlerini tutuyorum ve başlamadan kısa bir süre önce hatırlatıcı gönderiyorum. İnsanlar çalışma saatlerim boyunca girip çıkacaklar. Belirlenmiş bir gündem yoktur, herkes herhangi bir konuyu gündeme getirebilir. Seyahat ettiğimde videoyla yerel ortamı grupla paylaşıyorum.

Sanal mutlu saatler ve partilerin birlikte takılmaya ne dersiniz? Sanal partilerle denemeler yapıyoruz. Kısa süre önce, şirketteki neredeyse tüm fonksiyonları içeren son derece iyi giden büyük bir ürün lansmanı çabası olan yenilenmiş amiral gemisi PWK (Kali Linux ile Penetrasyon testi) kursumuzu başlattık.

Lansman gününde ekibimiz tüm gün süren bir video toplantısı düzenledi. Daha sonra video konferans yoluyla bir parti verdik. Herhangi bir partide olduğu gibi herkesi davet ettik ama isteğe bağlı hale getirdik. Belirlenmiş bir gündem, görüşme veya sunum yoktu, ekibin birlikte takılmasını sağladık. CFO’muz alnına komik bir çıkartma koydu, çoğu hikayelerini paylaştı, bazıları kahve getirdi ve bazıları içki getirdi. İnsanlar istedikleri her şeyi konuşup paylaştılar. Eğlenceliydi.

Kriz zamanlarında duygusal destek çok önemlidir. Bu COVID-19 süresince insanlar gergin. Neyin hazırlanacağı ve nasıl yönetileceği hakkında birçok haber ve tartışma var. Tabii ki, yönergelerinizi ve politikalarınızı ekibinize e-postayla gönderebilirsiniz, ancak bu, özellikle yalnız yaşayan veya yaşlı akrabaları olan kişilerin bakımı için insanların ihtiyaç duyduğu duygusal desteği sağlamaz.

Zorunlu değil, tüm şirket için yapılandırılmamış bir video görüşmesi yapmak için hazırlıksız bir karar verdik, davet edilen herkesle, her bir kişinin ne yaptığını paylaştığımız, çalışanlarımızın bulunduğu ülkelerin her birinde durum, çağrı boyunca şakalara izin verdik tuvalet kağıdı biten ABD gibi sohbetler yoluyla.

Çalışanlarımız çağrıyı çok yararlı buldular. Birisi, çağrıdan hemen sonra uygulanan ve insanların bilgileri eşzamansız olarak paylaşmasına izin veren bir koronavirüs sohbet kanalı oluşturmayı önerdi. Geri bildirimlere dayanarak, durum istikrar kazanana kadar haftalık bir çağrı ile devam edeceğiz.

Bunlar, yıllardır yaptığımız küresel bir dağıtım şirketi olarak faaliyet göstererek öğrendiğimiz bazı ipuçları. Umarım bu ipuçları COVID-19 zamanında uzak çalışma ortamına geçiş yapanlar için faydalıdır.